Triatge de correu amb IA: més enllà de l'inbox zero
Buidar la safata no és l'objectiu. L'objectiu és que la safata deixi de decidir en què gastes el matí.
L'inbox zero prometia pau i va lliurar una altra tasca. Buidar la safata és una feina en si mateixa, i qui ho aconsegueix sol haver dedicat la primera hora del dia a moure missatges de lloc en comptes de fer allò pel qual el paguen. El problema mai van ser els correus sense llegir: va ser que la safata és una llista ordenada per hora d'arribada, i l'hora d'arribada no té cap relació amb la importància.
Què hauria de classificar un model
Un bon triatge automàtic no ordena per remitent ni per si l'assumpte porta "URGENT" en majúscules. Ordena per conseqüència: què passa si no responc això avui. Això s'aproxima força bé creuant quatre senyals:
- Si hi ha una petició explícita dirigida a tu, i no un "per a la teva informació".
- Si hi ha una data al text, encara que estigui escrita com ara "abans de divendres".
- Si tu vas obrir el fil o ja hi portes dos missatges: els fils que vas començar rarament són soroll.
- Si el remitent surt a la teva agenda els pròxims dies.
Cap de les quatre necessita endevinar intencions. Són fets comprovables sobre el teu propi historial, i per això el resultat es pot explicar. Un assistent que diu "això és important" i prou és un oracle; un que diu "això és important perquè et demanen una cosa amb data de dijous i tens reunió amb aquesta persona dimecres" és una eina.
Què no cal automatitzar encara
La temptació és tancar el cercle: classificar, redactar i enviar. Val la pena aturar-se un esglaó abans. Redactar l'esborrany estalvia el 90 % de l'esforç i no arrisca res; enviar-lo automàticament estalvia el 10 % restant i arrisca la relació amb qui el rep.
El mateix amb l'arxivat. Arxivar el que el model considera soroll està bé si queda registre i es pot desfer amb un clic. Sense registre, l'usuari acaba sense confiar-hi i repassant la carpeta d'arxivats un per un, que és exactament la feina que volíem treure.
La mètrica correcta
Si haguéssim de quedar-nos amb un sol número, no seria "correus processats". Seria quantes vegades al dia el correu t'interromp. Un sistema que redueix quaranta interrupcions a tres, i encerta amb aquestes tres, ha fet més pel teu dia que un que buida la safata sencera i t'obliga a repassar-la per si de cas.
Aquest és el criteri amb què construïm el triatge de Matino: menys soroll, i que el poc que arriba vingui amb el motiu escrit al costat. També pots llegir com convertim un correu en un compromís amb data.